APA ITU COVER NOTE & SEBERAPA KUAT KEKUATAN PEMBUKTIANNYA ?

Pertanyaan :

          Dalam beberapa istilah pelayanan di bank, saya mendengar istilah covernote Notaris yang sering digunakan ? apa pengertian dari Covernote notaris & apa dasar hukumnya ?

Jawaban :

Pengertian mengenai covernote tidak dapat kita temukan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris (UU Nomor 30/2004) maupun Peraturan Jabatan Pembuat Akta Tanah (PP 37/1998) karena bukanlah merupakan kewenangan khusus dari Notaris, namun hal tersebut dapat kita temukan dalam kamus perbankan, tahun 2018, yang mendefinisikan covernote adalah,

“Surat keterangan yang menyatakan tentang keadaan berdasarkan perjanjian tertentu.”

Secara bahasa, cover berarti menutup atau membungkus, sedangkan note berarti catatan. jadi covernote merupakan catatan penutup atau kesimpulan. Covernote merupakan keterangan yang dibuat Notaris untuk menerangkan bahwa telah terjadi penandatanganan akta kredit atau akta lainnya yang merupakan kewenangannya yang merupakan kebiasaan dari praktek notariat terdahulu dan berjalan sampai sekarang.

Dalam UUJN, Notaris merupakan pejabat umum yang diberi kewenangan oleh negara untuk membuat akta autentik. Dari kewenangan tersebut Notaris dapat memberikan keterangan mengenai akta yang dibuatnya.

Dari beberapa kewenangan Notaris/PPAT, terdapat beberapa proses yang memerlukan waktu & prosedur yang tidak sebentar, misalnya saja akta hak tanggungan yang didaftarkan di Kantor Badan Pertanahan Nasional. Untuk melakukan pendaftarannya, terdapat beberapa prosedur yang harus dilakukan sehingga tidak dapat dilakukan dalam waktu singkat. Untuk itulah kadang dibuat suatu covernote. Dalam kondisi menunggu selesainya akta oleh notaris / PPAT maka para pihak menyepakati dibuatnya covernote sebagai keterangan telah dibuat suatu akta formal .

Pengertian covernote juga termuat dalam Cambridge Dictionary Online yang berbunyi, “covernote is a document that is used temporarily as proof that someone is insured until the final official document is available, yang artinya, “merupakan catatan penutup yang digunakan "sementara" sebagai bukti bahwa seseorang dijamin apa yang telah dibuat di hadapannya, sampai selesai, sehingga kalau urusan telah selesai (the final official document is available) covernote sudah tidak berlaku lagi karena ada akta yang lebih formal kekuatannya.

Covernote pada umumnya berisi hal-hal sebagai berikut :

a.    Keterangan nama dan alamat Notaris/PPAT beserta wilayah kerjanya;

b.    Keterangan jenis, tanggal & nomor akta yang dibuat;

c.     Keterangan proses pengurusan akta, sertifikat, proses pertanahan atau hal lain yang masih dalam proses penyelesaian;

d.    Keterangan jangka waktu proses selesai;

e.    Keterangan pihak yang berhak menerima jika proses diselesaikan;

f.      Keterangan tempat & tanggal pembuatan covernote serta cap stempel notaris.

Pada intinya, covernote haruslah dibuat atas sesuatu hal yang benar-benar terjadi dan dilakukan di hadapan notaris – bukan berisi janji atau unsur kebohongan lain sehingga fungsi covernote tidak disalahgunakan atau bahkan menjadi senjata makan tuan.

SEBERAPA KUAT PEMBUKTIANNYA DI PENGADILAN ?

          Dalam hal pembuktian, cover note notaris bukanlah merupakan akta notarial, baik dari sifat maupun kekuatan pembuktiannya. Covernote hanya suatu surat keterangan yang dibuat notaris atas perbuatan hukum para pihak yang diproses melalui notaris. jika akta notariil menerangkan kedudukan para pihak beserta hak & kewajiban yang melekat, pada covernote biasanya dibuat sepihak dan tidak mengikat “karena fungsinya yang merupakan keterangan sementara”.

Kekuatan pembuktian dari covernote notaris dapat kita temukan dalam salah satu yurisprudensi Mahkamah Agung, yakni No. 1293/K/Pdt/2006, yang menyatakan bahwa “covernote hanya dipersamakan dengan surat di bawah tangan sebagaimana diatur dalam Pasal 1881 ayat (2) KUHPerdata.”

Selain itu, Yurisprudensi Mahkamah Agung Nomor 1108/K/Pdt/2003, menyatakan bahwa “covernote tidak sah dipergunakan sebagai dasar pelaksanaan hak & kewajiban para pihak dalam perjanjian karena covernote tidak dapat menggantikan akta notarial.”

          Pengertian di bawah tangan menurut Yahya Harahap (2011), adalah hal tersebut mengikat sepanjang diakui para pihak, jika hal tersebut disangkal – maka pihak yang menggugat haruslah dapat membuktikannya. Tapi meskipun covernote hanya dipersamakan dengan surat di bawah tangan, hal tersebut tetaplah dapat berpotensi membawa hukuman bagi pihak lain apabila ditemukan ternyata dalam pembuatan akta tidak sesuai ketentuan UUJN atau terdapat isi covernote yang tidak benar sehingga merugikan pihak lain. selain itu, surat di bawah tangan juga tetap merupakan suatu bukti tertulis yang termuat dalam KUHAP.

-       Pasal 184 (1) : “keterangan saksi, keterangan ahli, surat, petunjuk & keterangan terdakwa.

-       Pasal 188 ayat (2), “petunjuk sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) hanya dapat diperoleh dari keterangan saksi, surat, keterangan terdakwa.”

Dari keterangan di atas, covernote mulanya hanya berfungsi sebagai keterangan saja ya rekan-rekan bukan sebagai akta notariil ! Apabila dibuat dalam koridor yang benar & jujur tidak akan merugikan pihak lain, namun dapat menjadi masalah hukum di kemudian hari jika tidak dilakukan dengan benar dan mengandung kebohongan.

Semoga bermanfaat!

Kontributor : Latifa Mustafida